自动化--对指定人员自动发送通知

自动化可以实现短信、邮件发送,推送消息到企业微信群,或者使用 Webhook 的方式将消息推送到第三方平台。

实际案例举例:

  • 公司举办座谈会发布报名表,对填写报名表的人员发短信/邮件,通知座谈会地点;

  • 员工填写请假表单后,系统自动将请假内容发送到企业微信群里,并艾特直属上级及时处理。

 

在哪里点击使用

进入表单里,点击右上角「自动化」按钮,在弹出的自动化窗口设置自动化任务。


自动化发送短信/邮件

示例背景:公司举办座谈会发布报名表,对填写报名表的人员发短信/邮件,通知座谈会地点;

1)第一步,在自动化设置窗口点击「新建任务」,选择触发短信/邮件的条件。发短信/邮件跟填表后自动发短信、邮件功能操作设置类似。

  • 选择「新增数据」,实现的效果:填写者提交表单后立马接收到短信/邮件通知;

  • 选择「修改数据」,实现的效果:填写者提交表单后,当表单创建者对数据操作了任何修改动作,再发送短信/邮件;

  • 选择「基于数据中的日期」,实现效果:当数据中包含日期字段时,我们可以设置日期前后某个时间点发送短信/邮件,系统会按照设置的日期规则发送短信/邮件。除了日期字段,还有提交日期、修改日期也是可以的哦。

  • 选择「定时发送」,就类似设置一个闹钟,可以在指定的日期、时间点发短信/邮件通知。

2)第二步,选择短信/邮件触发,编辑需要发送的短信/邮件内容。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️注意: 如果需要给填写者发短信或邮件,请先在表单「编辑」页面添加「手机」或「邮箱」字段。

3)自动化设置短信任务的视频教程。

4)自动化设置邮件任务的视频教程。

⚠️注意:短信/邮件推送会消耗套餐中的短信/邮件量哦,点击查看不同套餐版本支持的用量


给企业微信群推送消息

示例背景:员工填写请假表单后,系统自动将请假内容发送到企业微信群里,并艾特直属上级及时处理。

1)第一步,先在企业微信群里创建一个企业微信机器人,并获取机器人的 Webhook 地址。步骤:打开手机端企业微信 App ,打开一个内部群聊(外部群不支持) — 点击右上角图标进入到群聊设置 — 来到群机器人页面添加群机器人 — 设置群机器人昵称点击添加,机器人添加完成后出现的页面,请点击 Webhook 地址后的复制按钮。

2)第二步,在金数据表单自动化中,选择触发条件为「新增数据」,执行「推送到企业微信」。然后将企业微信群机器人的 Webhook 地址添加到「企业微信 Webhook 地址」中,编辑要发送的内容、艾特企业微信群里什么人。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️注意: 可以输入群内成员企业微信绑定手机号,使用回车或空格区分多个,如果要通知群内所有人,请输入「 @all 」。

3)自动化设置推送消息到企业微信群的视频教程。


给钉钉群推送消息

示例背景:员工填写请假表单后,系统自动将请假内容发送到钉钉群里,并艾特直属上级及时处理。

1)第一步,先在钉钉群里创建一个群机器人,并获取机器人的 Webhook 地址。步骤:选择需要添加机器人的群聊,然后依次单击「群设置——智能群助手」,在机器人管理页面选择「自定义机器人——输入机器人名字——选择要发送消息的群」,然后勾选我已阅读并同意《自定义机器人服务及免责条款》,单击完成。完成后复制出机器人的Webhook地址,可用于向这个群发送消息。

⚠️注意:

  • 在「安全设置」处,必须三选一。建议只勾选 IP 地址(段),配置金数据的白名单 IP :

52.82.74.116

52.82.89.22

52.82.100.17

  • 在「安全设置」处如果是选择了“自定义关键词”,那么表单编辑自动化任务的“推送内容”需要包含该关键词,才能推送成功。

2)第二步,在金数据表单自动化中,选择触发条件为「新增数据」,执行「发送到钉钉」。然后将钉钉群机器人的 Webhook 地址添加到「钉钉机器人 Webhook 地址」中,编辑要发送的内容、艾特钉钉群里什么人。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️注意: * 可以输入群内成员企业微信绑定手机号,使用回车或空格区分多个,如果要通知群内所有人,请输入「 @all 」。


将数据推送到第三方服务器

对于具备开发能力的技术开发人员,需要使用 Webhook 功能将数据以 JSON 格式推送到第三方服务器,也可以使用自动化实现。点击查看 Webhook功能介绍

1)第一步,在自动化设置窗口点击「自定义自动化任务」,选择触发条件并点击确认。

2)第二步,选择「发送 Webhook 」,粘贴 HTTP POST 地址,并插入需要推送数据的字段。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。

3)发送 Webhook 的视频教程如下。


开启/停止自动化任务

1)自动化任务配置完成之后,我们可以点击任务页面右上角的椭圆形按钮快速开启/关闭当前自动化任务。

2)在自动化任务主页面也可以批量开启/停止自动化任务,以及查看每条任务的发送日志。以及编辑、复制、删除任务都可以在此页面操作哦。


常见问题

企业微信的群聊为什么无法配置群机器人?

  • 外部群聊暂不支持添加群机器人。

  • 群聊开启了仅群主管理,只有群主有添加机器人入口,群管理员和群成员则无添加机器人入口。

  • 管理员把「管理后台-应用管理-机器人」应用停用后,则群聊中无法添加机器人。

  • 管理员在「管理后台-应用管理-机器人」开启了「限制创建机器人」后,需白名单内的成员支持添加群机器人。

 

免费版 专业版 专业增强版 企业基础版 企业协作版 企业高级版
单表单自动化任务设置上限 10 10 10 20 30 50
发短信(免费版不支持购买短信) ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️
发邮件(免费版不支持购买邮件) - ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️
发送到企业微信群机器人 - - - ✔️ ✔️ ✔️
发送到 Webhook - - - ✔️ ✔️ ✔️
发送符合条件的修改数据 - - - ✔️ ✔️ ✔️

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