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自动化--对指定人员自动发送通知

自动化是由触发条件和执行动作共同组成,它可以按照事先设定好的特定流程,让系统自动执行特定动作。

举例:将新增的数据推送到企业微信群里并提醒对应人员及时跟进;将符合报名要求的数据通过短信或者邮件发送给指定人员;在客户生日当天自动发送生日祝福。  

目录


配置步骤

触发条件

执行动作

开启、关闭自动化任务

查看发送日志

编辑、复制、删除自动化任务


配置步骤

进入表单,点击「自动化」。 点击发送到企业微信、发送短信、发送邮件、自定义自动化任务。以自定义自动化任务为例,详细介绍如下。


触发条件

当前一共包含 6 个触发条件,分别是:

1.所有新增数据:当自动化所在的表单有任意新数据提交,或者从后台「数据」页面添加的数据,都将作为一次触发条件。

 

2.符合条件的新增数据:只有新提交的数据中,符合你设置的规则才作为一次触发条件。比如:只有当填表人选择性别为「男」时,这条数据才触发提醒。

⚠️ 注意:批量导入的数据无法触发提醒。  

3.所有修改数据:当任意数据发生了变动(修改)时,可以作为一个触发条件。比如:数据非常重要时,管理员需要严格监控数据的变更。

 

4.符合条件的修改数据:当我们只需要关注到某个或者某些特定字段的变更时,可以通过筛选器设置数据条件,以便于对特定的数据变更进行处理。比如:审核通过后通知相关人员。

 

5.基于数据中的日期:当数据中包含日期字段时,我们可以设置和这个日期相关的条件,以便于在特定时间,触发相关动作。比如:在每年员工、客户生日当天发送祝福;记录日程,并在日程到达前一个小时发送提醒。

 

6.特定的时间触发:这个条件下,可以将自动化理解为一个定时提醒。比如:设置每月 1 日开月度会议,每周五下午五点写周报等。


执行动作

当前金数据一共包含 4 种执行动作,分别是:

1.发送到企业微信群机器人:将企业微信群机器人的 Webhook 地址添加到「企业微信 Webhook 地址」中,同时可以设置发送的内容,内容中的插入字段即触发条件所在的数据中的字段;「设置提醒成员」可以输入群内成员企业微信绑定手机号,使用回车或空格区分多个,如果要通知群内所有人,请输入「 @all 」 。

⚠️ 注意:

  • 如果企业微信机器人被移除,执行日志记录还是会显示执行成功(企业微信不会返回错误代码,所以我们只会识别为执行成功)。如遇到收不到消息的情况,请先自行确认企业微信机器人地址是否正确、有无被更改,有无删除机器人。

  • 企业微信机器人 Webhook 地址获取方法: 请打开手机端企业微信 App ,打开一个内部群聊(外部群不支持) — 点击右上角图标进入到群聊设置 — 来到群机器人页面添加群机器人 — 设置群机器人昵称点击添加,机器人添加完成后出现的页面,请点击 Webhook 地址后的复制按钮。

 

2.发送到 Webhook :可以将数据以 JSON 格式推送到第三方服务器,可以对要发送的数据进行选取,点击此处查看详情介绍

 

3.发送短信:可以在此设置基于自动化的短信任务。点击此处查看详情介绍

⚠️ 注意:短信推送会消耗套餐中的短信量。

 

4.发送邮件:可以在此设置基于自动化的邮件任务。点击此处查看详情介绍

⚠️ 注意:邮件推送会消耗套餐中的邮件量。


开启、停止自动化任务

自动化任务配置完成之后,我们可以点击任务页面右上角的椭圆形按钮快速开启或关闭当前自动化任务。


查看发送日志

系统会记录自动化任务的发送情况,查看路径:


编辑、复制、删除自动化任务

编辑任务:修改当前已经生成的任务。

复制任务:复制当前任务,形成一个新任务。

删除任务:删除当前自动化任务。

 

免费版 专业版 专业增强版 企业基础版 企业协作版 企业高级版
单表单自动化任务设置上限 10 10 10 20 30 50
发短信(免费版不支持购买短信) ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️
发邮件(免费版不支持购买邮件) - ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️
发送到企业微信群机器人 - - - ✔️ ✔️ ✔️
发送到 Webhook - - - ✔️ ✔️ ✔️
发送符合条件的修改数据 - - - ✔️ ✔️ ✔️

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