对外查询:允许他人查询表单数据

你可以在表单中开启「对外查询」功能,让其他人通过查询链接来查看相关信息。使用场景有:快递单号查询、成绩查询、任何用于填写人查询数据的场景等。

本篇以电商表单收集到数据后,然后设置对外查询背景介绍:作为电商人员,表单收集到数据后,在数据页面录入每个卖家的发货快递单号,然后创建对外查询链接,让买家输入自己的手机号查询到数据页面的快递单号。


设置步骤

1)创建对外查询地址

你可进入表单内的「设置——查询与分享——对外查询」中点击「创建对外查询地址」。

2)设置对外查询标题 第一页创建对外查询页面的标题,如快递单号查询。

其他功能点:

  • 所有人可浏览:所有人都可以访问对外查询页面,操作查询。

  • 验证身份后才可浏览:可设置指定手机号码或表单中手机号码数据,通过短信验证后才能进入查询页面(短信验证有效期10分钟)。

  • 仅限指定人群可浏览:可以设置访问对外查询页面的人群为某个客户管理群组人员,客户管理的群组功能是企业版套餐支持创建使用,支持群组的部分人员浏览,以便于控制数据的权限。点击查看更详细的功能介绍

⚠️注意:验证身份后才可浏览和仅限指定人群可浏览,适用于企业基础版及以上套餐版本。

  • 允许模糊查询:开启后,用户无需输入完全的匹配条件,根据输入的关键词,即可查询出所有符合关键词的结果。比如设置查询条件是「姓名」,那么可以输入「张」,查询到姓「张」的所有符合的数据。

  • 凭密码浏览:设置一个密码,只有输入正确的密码才能进入查询页面。

3)设置查询条件

第二页可以设置查询条件为「手机」字段或其他字段。如需验证本人查询的话,可以勾选「查询前需验证手机号」,但是会消耗套餐内短信量。

点击「添加条件」可以增加字段,让填表人必须填写多个条件才能查询;点击「+」号图标可以增加条件组,只要满足其中一组条件就能查询成功。

⚠️注意:

  • 所有的字段都可以被查询到;但是可以设置为查询条件的字段有:单行文字、多行文字、单项选择、下拉框、数字、日期、网址、姓名、手机、邮箱、电话、表单关联(关联的字段以及展示的字段)、计算字段、 微信 OpenID 、预约项目、预约时间、客户群组信息字段。

除以上字段外,扩展属性、交易号和确认码也可作为查询条件。

  • 当设置查询条件为 OpenID 时,必须设置了使用公众号收集用户信息,在查询条件这一栏才会显示微信 OpenID 。同时不能修改收集信息的微信公众号。

4)设置查询数据范围

  • 查询结果操作权限:可以勾选允许查询者可以查看的字段数据,如果有些数据不希望被查询到,可以取消勾选。比如我只想查询者查询到快递单号,那么其他的字段数据就不勾选。 对外查询可修改功能是企业协作版及以上套餐支持设置使用。

  • 开启隐私保护的意思:如果你的数据中有个人敏感信息,可开启「隐私保护」,系统将对这些信息做模糊处理。比如勾选手机字段数据隐私保护,那么对外查询到的数据是 184****0000 样式。

  • 设置数据范围的意思:个人版默认从全部数据中查询,企业版套餐支持从符合条件的部分数据中查询。支持设置符合特定条件的部分数据范围。

5)自定义查询页面图片和文案

第四页可以为对外查询页面设置顶部图片(建议尺寸: 宽度 920 px, 高度 300 px),比如带有公司 Logo 的宣传图,更有利于自己的品牌展示。也可以为查询页面写一段文字公告,设置查询成功、失败的情况的提示文字。

然后点击「配置完成」,就设置好对外查询链接了。

6)如何发布查询链接

每个表单都有独立的查询链接,与表单填写链接不一样,要注意区分。可以把对外查询链接直接分发给客户,或者插入到表单填写页面。企业版套餐支持创建多条查询链接。

7)数据页面开启对外查询

进入表单「数据」页面,点击「分享」可快速开启对外查询。

⚠️注意:

  • 如果表单内的数据量超过 20 万,请联系你的客户成功经理。

体验表单

点击查询数据


视频教程

参考视频教程中第一种方式:


案例应用

「对外查询示例:导入成绩数据对外查询」


常见问题

1)对外查询量是什么? 不同套餐支持查询的数据量不同,比如专业版账号内单个表单数据量大于2万,则对外查询页面自动关闭。详情见资费详情。如需要维持查询页面,请及时超出的数据量或升级套餐。

2)查询页面输入手机号,页面提示「该手机号无查询权限」是为什么?

表单创建者设置「验证身份可浏览」的验证条件为「表单中包含的手机字段」,你输入的手机号没有填写提交过数据(数据页面不存在该手机号),所以无法验证通过。建议重新填写提交表单,或联系表单创建者在后台添加数据。

3)查询页面有很多行,为什么没有「上一条/下一条」按钮。 考试/测评场景表单的对外查询页面默认没有「上一条/下一条」按钮,建议上下滑动加载后查看。其他场景表单,如果表单总数据量小于 1 万条,就有「上一条/下一条」按钮;大于等于 1 万条,就没有「上一条/下一条」按钮。


资费详情

免费版 专业版 专业增强版 企业基础版 企业协作版 企业高级版
价格 免费 599 元/年 2,399 元/年,299 元/月 4,399 元/年 7,399 元/年 23,999 元/年
是否支持此功能 - ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️
支持最大查询量 - 2 万 2 万 5 万 10 万 20 万

⚠️注意:查询量是指表单数据页面的总数据量。针对查询次数没有限制。


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