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对外查询:允许他人查询表单数据

你可以在表单中开启「对外查询」功能,让其他人通过查询链接来查看相关信息。

         
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是否支持此功能 - ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️
支持最大查询量 - 2万 2万 5万 10万 20万

注意:如果表单内的数据量超过20万,请联系你的客户成功经理。

使用场景

  • 快递单号查询
  • 成绩查询
  • 任何用于填写人查询所填数据的场景

使用前准备

以制作一个《成绩查询系统》为例,如果要实现填表人查询自己填写的信息,以及考试后的成绩分数,我们看看要准备哪些内容。

1.需要一个表单,且存在可被查询的数据。数据可以是你自行创建的考试表单,也可以从 Excel 直接上传考生成绩数据。(点击查看从 Excel 创建表单

2.添加一个「单行文字」字段,并设为隐藏。这样填表人就看不到「成绩」字段,而你可以在考试完成后,在表单的数据页面为每条考试数据填写考试成绩信息。

1. 使用方法

你可进入表单——[设置]——[查询与分享]中点击[创建对外查询地址]。

2. 设置对外查询标题

3. 设置查询条件

为了满足不同复杂程度的查询场景,我们为查询条件提供了两种模式。

  • 简单模式:只需要设置一个查询条件即可,适合于大多数普通场景。

  • 高级模式:你可以设置多个查询条件,并且可以为查询条件设置「或」和「且」的关系,只有满足所设条件,才能查询到相关数据。适用于复杂场景的对外查询。

  • 高级模式中的「或」关系:查询人满足任一条件即可查询。即填对了「姓名」或「手机」就可以查询到相关信息。

  • 高级模式中的「且」关系:查询人需要同时满足多个查询条件才能查询。即「姓名」和「手机」都要匹配才能查到相关信息。

4. 勾选允许被查询的数据

在这里可以勾选你允许查询者可以查看的数据,如果有些数据不希望被查询到,可以取消勾选。

5. 设置查询范围

  • 查询全部数据
  • 查询部分数据

如果你的数据中有个人敏感信息,可开启「隐私保护」,系统将对这些信息做模糊处理。

6. 自定义头图和文案

  • 你可以在对外查询页面上传图片(建议尺寸: 宽度920px, 高度300px),露出你的品牌标识或展示产品陈列,更有利于你的品牌推广。

  • 你可以在查询页面写一段文字公告,并为查询成功|失败的情况下分别展示提示文字。支持插入链接,如有链接请以空格作为结尾。

如果该表单是设置了关联字段,表单关联字段和展示字段支持设置隐私保护。

7. 发布查询链接

每个表单都有独立的查询链接,与表单填写链接不一样,要注意区分。

创建多个查询地址和结果分享地址

注意:企业基础版及以上的版本可支持创建多个查询地址和结果分享地址。

你可以对于不同的人设置不同的查询结果。例如:你是一个 HR,需要给每个部门的负责人开放查看自己部门人员情况的权限,即可通过创建多条查询地址和结果分享地址,将地址发给对应部门负责人来实现。

查询链接有以下几种发布方式,你可根据自己的场景取用。

  • 以超链接的形式插入表单填写页面,告知填表人如果填写过表单,可前往此处查询。 点击查看如何在表单中插入超链接

  • 填写表单提交后,直接跳转到查询页面。点击查看如何设置跳转链接

  • 你可以像发布任何消息一样,将其直接发送给你的QQ好友、微信好友,微信朋友圈等。

点击此处体验表单。

注意

  • 表单数据限制:当单个表单的数据量超过当前套餐版本的最大查询量后,对外查询功能将自动关闭,请及时删除不需要的数据。

  • 可作为查询条件的字段:单行文字、多行文字、单项选择、下拉框、数字、日期、网址、姓名、手机、邮箱、电话、表单关联(关联的字段以及展示的字段)、计算字段、 微信 OpenID 。

除以上字段外,扩展属性、交易号和确认码也可作为查询条件。

  • 当设置查询条件为 OpenID 时,必须设置了使用公众号收集用户信息,在查询条件这一栏才会显示微信 OpenID 。同时不能修改收集信息的微信公众号。
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