对外查询:允许他人查询表单数据

你可以在表单中开启「对外查询」功能,让其他人通过查询链接来查看相关信息。使用场景有:快递单号查询、成绩查询、任何用于填写人查询数据的场景等。

本篇以电商导入快递单号,然后对外查询背景介绍:作为电商人员,快递发出后,想要把本地excel表格中的买家信息、快递单号上传到金数据,让买家输入自己的手机号查询到快递单号。操作步骤如下所示。

点扫码体验对外查询功能。


一、准备一个 Excel 表格,并创建表单导入 Excel 表格数据

1.本地的 Excel 表格中包含姓名、手机号、快递单号等数据列,请确保 Excel 中无任何格式设置(比如单元格颜色,字体颜色,字体加粗等)。点击下载快递单号 Excel 示例表格

更多的 Excel 导入数据详细说明请点击查看

2.创建表单——选择空白表单——选择从 Excel导入创建。

导入创建的第 3 步注意导入数据选择合适的数据类型,比如手机号选择「手机」类型、快递单号建议选择「单行文字」。

然后点击下一步,完成了把 Excel 表格的数据导入到表单里。


二、创建对外查询地址

你可进入表单内的「设置——查询与分享——对外查询」中点击「创建对外查询地址」。


三、设置对外查询标题

第一页创建对外查询页面的标题,比如快递单号查询。

其他功能点的意思:

1.所有人可浏览:所有人都可以访问对外查询页面,操作查询。

2.验证身份后才可浏览:可设置指定手机号码或表单中手机号码数据,通过短信验证后才能进入查询页面。

3.仅限指定人群可浏览:可以设置访问对外查询页面的人群为某个客户管理群组人员,客户管理的群组功能是企业版套餐支持创建使用,点击查看更详细的功能介绍

4.允许模糊查询:开启后,用户无需输入完全的匹配条件,根据输入的关键词,即可查询出所有符合关键词的结果。比如设置查询条件是「姓名」,那么可以输入「张」,查询到姓「张」的所有符合的数据。

5.凭密码浏览:设置一个密码,只有输入正确的密码才能进入查询页面。


四、设置查询条件

第二页可以设置查询条件为「手机」字段,如需验证本人查询的话,可以勾选「查询前需验证手机号」。

如需设置多个查询条件,可以点击「切换到高级搜索」。目前支持多个查询条件支持「或」和「且」的关系。

⚠️注意:

  • 表单数据限制:当单个表单的数据量超过当前套餐版本的最大查询量后,对外查询功能将自动关闭,请及时删除不需要的数据。

  • 所有的字段都可以被查询到;但是可以设置为查询条件的字段有:单行文字、多行文字、单项选择、下拉框、数字、日期、网址、姓名、手机、邮箱、电话、表单关联(关联的字段以及展示的字段)、计算字段、 微信 OpenID 、预约项目、预约时间、客户群组信息字段。

除以上字段外,扩展属性、交易号和确认码也可作为查询条件。

  • 当设置查询条件为 OpenID 时,必须设置了使用公众号收集用户信息,在查询条件这一栏才会显示微信 OpenID 。同时不能修改收集信息的微信公众号。

五、勾选允许被查询的数据&设置查询范围

1.查询结果操作权限:可以勾选你允许查询者可以查看的数据,如果有些数据不希望被查询到,可以取消勾选。

⚠️注意:

  • 对外查询可修改功能企业协作版及以上套餐支持设置使用。

  • 如果当前表单被绑定到 客户管理群组,在对外查询设置查询显示字段操作权限时,可以部分选中「填表人」字段。

2.开启隐私保护:如果你的数据中有个人敏感信息,可开启「隐私保护」,系统将对这些信息做模糊处理。比如勾选手机字段数据隐私保护,那么对外查询到的数据是184****0000样式。

3.设置数据范围:个人版默认从全部数据中查询,企业版套餐支持从部分数据中查询。支持设置符合特定条件的部分数据范围。


六、自定义查询页面图片和文案

第四页可以为对外查询页面设置顶部图片(建议尺寸: 宽度 920 px, 高度 300 px),比如带有公司 logo 的宣传图,更有利于自己的品牌展示。也可以为查询页面写一段文字公告,设置查询成功、失败的情况的提示文字。

然后点击「配置完成」,就设置好了对外查询链接。


七、发布查询链接

1.每个表单都有独立的查询链接,与表单填写链接不一样,要注意区分。

2.创建多个查询地址和结果分享地址是企业基础版及以上套餐支持。

你可以对于不同的人设置不同的查询结果。示例场景:你是一个 HR,需要给每个部门的负责人开放查看自己部门人员情况的权限,即可通过创建多条查询地址和结果分享地址,将地址发给对应部门负责人来实现。

⚠️注意:

  • 如果表单内的数据量超过 20 万,请联系你的客户成功经理。
  • 考试/测评场景表单的对外查询页面没有「上一条/下一条」按钮;其他场景表单,如果表单总数据量小于 1w 条,就有「上一条/下一条」按钮;大于等于 1w 条,就没有「上一条/下一条」按钮。

 

视频教程

参考视频教程中第一种方式:

 

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