企业内/外部协作与账号权限管理

对于企业而言,高效便捷的协作与数据资产的安全性同等重要,基于此我们向企业套餐引入了「主账户+企业成员」的概念。

企业主账户可添加多个企业成员协同管理内部数据资产,此方式改变了依靠「分享账号和密码」这种传统不安全的协作方式,同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上,可进一步细化数据权限,解决部门内部和跨部门间数据共享与流转的难题。企业各成员和主账户互相独立,看不到对方账号内的任何表单、数据。

免费版 专业版 专业增强版 企业基础版 企业协作版 企业高级版
账户数量 1 个账户
无企业成员
1 个账户
无企业成员
1 个账户 ;
无企业成员
1 个主账户;
4 个企业成员
1 个主账户;
9 个企业成员
1 个主账户;
49 企业成员

企业成员角色区别

基于企业成员,我们提供管理员 、协作者和查看员三种角色。 企业中的关键资源可由管理员进行配置,企业成员按权限共享数据,且所有企业成员共享企业套餐资源。

权限 管理员 协作者 查看员
企业设置 ✔️
管理企业成员 ✔️
查看企业操作日志 ✔️
添加新短信模板 ✔️ ✔️ ✔️
企业共享表单设置 ✔️ ✔️ ✔️
创建表单 ✔️ ✔️
设置建议 企业内各个部门经理 部门内普通员工 不需要创建表单的普通员工、只需要协作表单的非企业内员工

如何添加企业成员

我们有 2 种添加企业成员的方式,优先推荐复制邀请链接,让他人点击加入企业。已经添加外部人员为表单协作者,可以在团队协作页面将其转化为企业成员。

1)企业主账号、企业成员管理员可以点击右上角「添加企业成员」,复制企业成员协作身份的邀请链接发给外部人员。

2)如需邀请其他身份的企业成员,点击右上角「系统设置」,在「成员权限」页面添加企业成员。

开启邀请链接,然后复制邀请链发给受邀人点击加入。邀请链接默认是协作者身份,你也可以修改成管理员/查看员。除了邀请链接,还可以输入受邀人账号绑定的手机号/邮箱,发送邀请短信/邮件。

3)在表单的团队协作页面,企业主账户、企业成员管理员(并且是表单管理员)可以将外部联系人转换为企业成员(钉钉版和企业微信版不支持)。


企业成员管理

企业主账户或者企业成员管理员还可以对已邀请的企业成员修改身份,编辑企业成员名称。如果出现人事变动,可立即禁用或删除企业成员。

  • 禁用企业成员:不同套餐的企业成员数量不同,禁用企业成员不会占用席位。当企业成员被禁用后,在表单的「团队协作——成员列表」中会显示该协作账户是禁用状态。

  • 删除企业成员:当企业内企业成员离职,可以删除企业成员。企业成员下表单会自动收回到企业拥有者账户下,以防敏感信息泄漏或丢失。


共享文件夹

如果你有一个业务的文件夹要共享给他人,可以将对方添加为企业成员后操作。共享后,在文件夹内新建表单、移动表单到文件夹内,协作者都可以实时查看到。

  • 共享给企业成员:点击后,可以去设置允许哪些企业成员协作,协作身份可以选择「管理员/查看员」。不允许哪个企业成员协作,就设置为「无权限」。

  • 共享给企业:支持一键共享文件夹给企业所有成员,新加入的企业成员也将被自动共享,协作身份可以选择「管理员/查看员」。


自定义角色权限

在表单的「设置——团队协作」页面可以添加同事成为表单管理员/数据管理员/数据查看员,但是他们可以查看到数据页面所有的数据。想要针对不同的人,看到不一样的数据范围,可以使用自定义角色权限实现。常用的场景有:学校内对不同年级/班级的老师设置不同的数据权限、企业内对不同部门人员设置不同的数据权限。

示例场景:比如小金公司发布各个地区的问卷调研,收集到数据后,需要将华东区负责人、华南区负责人添加为表单协作者,他们只看得到自己区域的数据,互相看不到对方区域数据,设置步骤如下。

1)先添加华东区负责人、华南区负责人为企业企业成员,企业成员角色为管理员/协作者/查看员均可。

2)来到表单编辑页面,添加一道选择题,选项是华东区、华南区。发布表单之前就可以添加上,让填表人选择;或者这道题设置隐藏,收集到数据后,表单创建者先去数据页面修改每条数据属于哪个区。

3)然后在表单「设置——团队协作——角色权限列表」页面,点击「创建新角色」。

4)创建华东区负责人角色,设置他只能查看的数据范围等于华东区,还可以勾选他能对表单中哪些字段可以编辑、导出等权限,更加精细化管理数据。同理,也创建华南区负责人角色。

5)创建完自定义角色后,我们在表单「设置——团队协作——成员列表」页面,可以添加负责人加入各自的角色了。

6)邀请协作成功后,华东区负责人、华南区负责人分别登录自己账号,进入协作表单数据页面,只能看到自己区域的数据,无法看到其他区数据。


常见问题

1)我邀请同事手机号/邮箱加入企业成员了,他在账号哪里看呢?

答:受邀人会收到邀请短信/邮件,点击内容中的邀请链接后登录账号加入企业。加入后登录自己的金数据账号,点击头像——切换账号,可以切换到企业成员身份。

效果示例:

2)什么是外部联系人?可以添加多少个?

答:表单创建者是企业内账号,在表单添加非企业内部成员为协作者,协作者就是外部联系人。企业套餐可以填写不限数量的外部联系人。

3)外部联系人可以加入自定义角色吗?

答:「外部联系人」角色仅支持系统内提供的表单管理员、数据维护员、数据查看员三个角色,不支持自定义角色。自定义角色只能选择已加入表单协作的企业成员。

4)为什么我没有导出数据按钮?

答:添加的外部联系人没有导出数据按钮,请表单创建者变更你的角色,勾选导出数据权限。

5)我是表单管理员,为什么不能添加协作成员呢?

答:为了保障企业内部数据安全,表单协作的「外部联系人」身份无法邀请协作成员。

6)企业成员可以充值账号余额、购买短信包吗?

答:管理员身份的企业成员可以充值账号余额、购买短信包等,协作者、查看员无法操作。

7)我是企业主账户,企业成员可以使用我买的应用吗?

答:主账户只需要支付 299 元购买应用,购买后企业成员可以直接使用。幸运大转盘属于表单内功能,需要企业账户支付 599 元购买如果主账户升级企业版之前已经支付 299 元购买幸运大转盘,则需补差价 300 元,企业成员才能使用。


企业成员与团队协作的区别


企业企业成员 团队协作
定义 可邀请其他金数据账号(同事、合作伙伴)成为自己企业下的成员,企业成员可同享企业版功能 可邀请其他金数据账号(同事、合作伙伴)成为自己某一个表单的团队协作者,协助制作、查看数据等功能
账号表单安全(隐私)性 为了隐私保护,企业内各账号之间表单与数据默认不可见。

若需共享表单可采用「 团队协作」功能,表单除了共享给企业成员亦可共享给外部联系人

只可见邀请了团队协作的表单,账号内其他表单不可见
可否批量共享 可将多个需要共享的表单放到文件夹里,共享给企业成员

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