对于企业而言,高效便捷的协同合作与数据资产的安全性同等重要,所以我们向企业套餐引入了「子账号」的概念,改变了依靠「分享账号和密码」这种传统又不安全的协作方式,同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上,细化了数据权限,解决部门内部和跨部门之间的数据共享和流转难题。下面,我们重点介绍几个与账号和数据权限相关的功能。
免费版 | 专业版 | 专业增强版 | 企业基础版 | 企业协作版 | 企业高级版 | 账户数量 | 1个账户 无子账户 | 1个账户 无子账户 | 1个账户 ;无子账户 | 1个主账户; 4个子账户 | 1个主账户; 9个子账户 | 1个主账户 49个子账户 |
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对于企业而言,高效便捷地协同合作与数据资产的安全性同等重要,所以我们向企业套餐引入了「子账户」的概念,改变了依靠「分享账号和密码」这种传统又不安全的协作方式,同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上,细化了数据权限,解决部门内部和跨部门之间的数据共享和流转难题。
子账户同属于一个企业,但拥有自己独立的账号密码,可创建属于自己账户下的表单或文件夹。当然,作为企业成员,也可以选择将表单或文件夹共享给企业其他子账户,在「与我共享」里也能看到企业其他子账户共享给自己的表单或文件夹。
作为企业的创建者,你首先得邀请团队成员成为你的子账户,加入到企业中来。 如图所示,登录金数据后,在右上角头像左侧点击「系统设置——成员权限——子账户——添加子账户」。
通过姓名/手机/邮箱搜索子账号。
通过输入手机/邮箱,发送邀请添加子账号。
点击「添加子账户—— 输入受邀人的手机/邮箱点击回车」,点击「发送邀请」。
受邀人收到信息效果示例:
点击「添加子账户」—— 切换邀请身份:管理员/协作者/查看员 —— 复制邀请链接给受邀人。
受邀人打开链接效果示例:
基于子账户,我们提供 管理员 、 协作者 和查看员三个角色。 企业中的关键资源由管理员进行配置,子账户按权限共享数据,且所有子账户共享企业套餐资源。我们来看看他们的权限区别和设置建议:
权限 | 管理员 | 协作者 | 查看员 |
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企业设置 | ✔️ | ✘ | ✘ |
管理子账户 | ✔️ | ✘ | ✘ |
查看企业操作日志 | ✔️ | ✘ | ✘ |
添加新短信模板 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | 企业共享表单设置 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | 设置建议 | 企业主、公司管理层等具有企业管理权限的人设置为管理员 | 项目负责人等不需要管理企业、但需要管理表单的人设置为协作者 | 合作商等不需要新建表单、但需要查看表单的人设置为查看员 |
如果出现人事变动,可立即禁用或删除子账户,删除后子账户下表单会自动收回到企业拥有者账号下,以防敏感信息泄漏或丢失。还可以修改子账号名字做备注。
相较于个人套餐中单个表单之间的共享,企业套餐还支持共享文件夹。一次操作,便可将其中的表单和子文件夹共享给子账户。无论是表单设置更新,新增数据提醒,文件夹中的内容都将实时更新。
基于表单,除了默认的三种权限:表单管理员、数据管理员和数据查看员,企业套餐还可以自定义表单中哪些字段可以允许谁做什么操作(查看、新增、修改或删除)。比如,对于表单《员工转正评估审批表》,HR 希望各部门经理只能查看自己部门的新人数据,并填写转正意见。我们可以到表单 设置——团队协作——角色权限列表——创建新角色,为每个部门经理设置可操作的数据范围,并勾选相关字段的操作权限。
然后,在 团队协作——用户列表——添加成员中将表单共享给各部门经理时,即可选择刚刚创建的角色。
除子账户外,金数据还提供了强大的外部人员协作功能。当企业与第三方有合作项目时,对方需要用到企业内部相关数据,但没必要邀请其加入企业,外部人员协作功能就能帮你轻松解决。
企业套餐中,我们引用「外部联系人」概念,帮你更好地解决企业内外的协作行为。外部协作目前不限制席位数量,你可以根据情况邀请协作成员。
⚠️注意:
「外部联系人」角色仅支持系统内提供的表单管理员、数据维护员、数据查看员三个角色,不支持自定义角色,即不支持子账户的行级数据权限功能。
首先,我们的目标外部联系人必须要有金数据账户。然后到表单设置页面——团队协作——添加成员,输入手机号或者邮箱,邀请其成为外部联系人。在这里也可以设置其协作角色以及导出数据、发送短信/邮件的权限。
⚠️注意:
以下是系统内提供的角色权限列表,你可以根据工作中实际业务需求,赋予协作者不同的角色权限。
企业子账号 | 团队协作 | |
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定义 | 可邀请其他金数据账号(同事、合作伙伴)成为自己企业下的子账号,子账号可同享企业版功能 | 可邀请其他金数据账号(同事、合作伙伴)成为自己某一个表单的团队协作者,协助制作、查看数据等功能 |
账号表单安全(隐私)性 | 为了隐私保护,企业内各账号之间表单与数据默认不可见。 若需共享表单可采用「 团队协作」功能,表单除了共享给子账号亦可共享给外部联系人 | 只可见邀请了团队协作的表单,账号内其他表单不可见 |
可否批量共享 | 可将多个需要共享的表单放到文件夹里,共享给子账号 | ✘ |