企业版--团队协作增强之账号与权限管理
一、 邀请团队其他成员成为「企业子账户」
对于企业而言，高效便捷的协同合作与数据资产的安全性同等重要，所以我们向企业套餐引入了「子账号」的概念，改变了依靠「分享账号和密码」这种传统又不安全的协作方式，同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上，细化了数据权限，解决部门内部和跨部门之间的数据共享和流转难题。下面，我们重点介绍几个与账号和数据权限相关的功能。
| 免费版 | 专业版 | 专业增强版 | 企业基础版 | 企业协作版 | 企业高级版 | 账户数量 | 1个账户 无子账户 | 1个账户 无子账户 | 1个账户 ；无子账户 | 1个主账户； 4个子账户 | 1个主账户； 9个子账户 | 1个主账户 49个子账户 |
|---|
子账户的使用场景
对于企业而言，高效便捷地协同合作与数据资产的安全性同等重要，所以我们向企业套餐引入了「子账户」的概念，改变了依靠「分享账号和密码」这种传统又不安全的协作方式，同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上，细化了数据权限，解决部门内部和跨部门之间的数据共享和流转难题。
子账户同属于一个企业，但拥有自己独立的账号密码，可创建属于自己账户下的表单或文件夹。当然，作为企业成员，也可以选择将表单或文件夹共享给企业其他子账户，在「与我共享」里也能看到企业其他子账户共享给自己的表单或文件夹。
管理子账户
作为企业的创建者，你首先得邀请团队成员成为你的子账户，加入到企业中来。 如图所示，登录金数据后，在右上角头像左侧点击[系统设置] —— [用户权限] —— [子账户] —— [添加子账户]。
添加子账户方式
通过姓名/手机/邮箱搜索子账号。
通过输入手机/邮箱，发送邀请添加子账号。
点击[添加子账户] —— 输入受邀人的手机/邮箱点击回车 —— 点击[发送邀请]。
受邀人收到信息效果示例：
- 通过链接邀请子账号。
点击[添加子账户] —— 切换邀请身份：管理员/协作者/查看员 —— 复制邀请链接给受邀人。
受邀人打开链接效果示例：
- 打开链接显示邀请加入的中间页，点击[接受邀请]进入登录/注册页面，输入账号信息登录账号后，选择加入的账号确认加入企业。
基于子账户，我们提供 管理员 、 协作者 和查看员三个角色。 企业中的关键资源由管理员进行配置，子账户按权限共享数据，且所有子账户共享企业套餐资源。我们来看看他们的权限区别和设置建议：
| 权限 | 管理员 | 协作者 | 查看员 |
|---|---|---|---|
| 企业设置 | ✔️ | ✘ | ✘ |
| 管理子账户 | ✔️ | ✘ | ✘ |
| 查看企业操作日志 | ✔️ | ✘ | ✘ |
| 添加新短信模板 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | 企业共享表单设置 | ✔️ | ✔️ | ✔️ | 设置建议 | 企业主、公司管理层等具有企业管理权限的人设置为管理员 | 项目负责人等不需要管理企业、但需要管理表单的人设置为协作者 | 合作商等不需要新建表单、但需要查看表单的人设置为查看员 |
如果出现人事变动，可立即禁用或删除子账户，删除后子账户下表单会自动收回到企业拥有者账号下，以防敏感信息泄漏或丢失。
共享文件夹
相较于个人套餐中单个表单之间的共享，企业套餐还支持共享文件夹。一次操作，便可将其中的表单和子文件夹共享给子账户。无论是表单设置更新，新增数据提醒，文件夹中的内容都将实时更新。
设置行级数据权限
基于表单，除了默认的三种权限：表单管理员、数据管理员和数据查看员，企业套餐还可以自定义表单中哪些字段可以允许谁做什么操作（查看、新增、修改或删除）。比如，对于表单《员工转正评估审批表》，HR 希望各部门经理只能查看自己部门的新人数据，并填写转正意见。我们可以到表单 设置——团队协作——角色权限列表——创建新角色，为每个部门经理设置可操作的数据范围，并勾选相关字段的操作权限。
然后，在 团队协作——用户列表——添加成员中将表单共享给各部门经理时，即可选择刚刚创建的角色。
二、邀请团队外人员成为「外部联系人」
外部联系人的使用场景
除子账户外，金数据还提供了强大的外部人员协作功能。当企业与第三方有合作项目时，对方需要用到企业内部相关数据，但没必要邀请其加入企业，外部人员协作功能就能帮你轻松解决。
企业套餐中，我们引用「外部联系人」概念，帮你更好地解决企业内外的协作行为。外部协作目前不限制席位数量，你可以根据情况邀请协作成员。
「外部联系人」角色仅支持系统内提供的表单管理员、数据维护员、数据查看员三个角色，不支持自定义角色，即不支持子账户的行级数据权限功能。
邀请外部联系人
首先，我们的目标外部联系人必须要有金数据账户。然后到表单设置页面——团队协作——添加成员，输入手机号或者邮箱，邀请其成为外部联系人。在这里也可以设置其协作角色以及导出数据、发送短信/邮件的权限。
「外部联系人」发送短信|邮件消耗的是表单创建者的短信量|邮件量。
三、角色权限列表
以下是系统内提供的角色权限列表，你可以根据工作中实际业务需求，赋予协作者不同的角色权限。
四、子账号与团队协作的区别
| 企业子账号 | 团队协作 | |
|---|---|---|
| 定义 | 可邀请其他金数据账号（同事、合作伙伴）成为自己企业下的子账号，子账号可同享企业版功能 | 可邀请其他金数据账号（同事、合作伙伴）成为自己某一个表单的团队协作者，协助制作、查看数据等功能 |
| 账号表单安全（隐私）性 | 为了隐私保护，企业内各账号之间表单与数据默认不可见。 若需共享表单可采用「 团队协作」功能，表单除了共享给子账号亦可共享给外部联系人 | 只可见邀请了团队协作的表单，账号内其他表单不可见 |
| 可否批量共享 | 可将多个需要共享的表单放到文件夹里，共享给子账号 | ✘ |
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