位于广东省的碧桂园学校创建于 1994 年 9 月，隶属于碧桂园集团，是一所集双语中国部与 IB 国际部为一体，享誉国内的 K12 现代化国际学校。据权威机构最新排名，碧桂园学校已跃居华南地区国际学校十强，并在学术表现、师资水平、课程创新等多项指标位居前列。

对碧桂园学校而言，招生工作是吸引优秀生源、彰显办学特色、树立品牌口碑的重要途径，也是保障教学质量和升学成绩的基石。然而，对学校的招生主管谢中琼老师而言，每年的招生季都是一场硬仗，看似规范的流程，实则暗藏诸多“陷阱”。

碧桂园学校会定期举办校园开放日活动，这是招生前关键的一步，能让家长和学生亲身体验学校的教育环境、特色课程及教学理念，并让学校对学生的素质有初步印象。为了提供个性化的深度体验，开放日实行预约制。

但谢老师提起旧的预约方式时颇感无奈：“原先，我们靠家长直接致电办公室预约，一到咨询高峰期，电话线就被打爆了，招生办每天接百来个电话是常事，但很多家长打电话进来只是问问「贵校一年学费多少」，真想预约的家长反而打不进来。而且，手动登记还很容易出错，我记得有一次，工作人员登记时把「王先生」听成了「黄先生」，结果当天家长到校后说我姓王不姓黄啊，现场一度非常尴尬，家长体验大打折扣。”

而开学前的新生注册报到，更是一个让人“痛不欲生”的流程。谢老师介绍，以往每个新生需要在现场填写近 10 页的纸质表格，还要提供身份证、户口本等纸质复印件，随申请表一并上交。“光是填表这一项，每个家长就要耗费 30 多分钟，如果复印件没带够，还得重新跑一趟，效率非常低。更别提工作人员要逐字逐句辨认家长的手写内容，再手工录入系统了，每份材料的审录需要 20-40 分钟，一个招生季下来，眼睛都要看花。”

诸多繁琐低效的环节，不仅严重影响了学校招生工作的效率和准确性，也大大损害了家长和学生的体验，给学校品牌形象蒙上了一层阴影。作为一名有着近 10 年招生经验的管理者，谢老师深知在数字化浪潮席卷教育的当下，传统的人工作业方式已然落伍，招生工作必须与时俱进，用信息化手段来提质增效。

在评估多个第三方工具后，谢老师最终选择了金数据。“金数据不仅产品灵活易用，表单设计功能强大，更有电子签名、短信和微信提醒、数据自动汇总等优势，完全符合我们的需求。”目前她通过金数据，已经打通校园开放日预约、新生注册等关键环节，实现从线下到线上、从手工到自动的升级跃迁，为家校互动提供更智能高效的新模式。

表单预约，让校园开放日有序可控

引入金数据后，谢老师率先将预约访校表单嵌入学校官网和微信公众号。表单可精准设置开放日可预约的时段和名额，确保不会超员。家长可以随时随地在线预约，预约成功后会收到确认短信，既专业又贴心。同时，预约数据自动汇总到后台，工作人员可随时查看，合理调配资源，提前做好接待准备。

谢老师回忆道：“以前，我们单时段可接待的家长是 10 位，但可能登记来了 20 位家长，场面经常出现混乱。用了金数据后，可预约的剩余名额实时更新，满员即停，流程变得有序规范了。”

据谢老师介绍，使用表单进行预约后，校园开放日的预约效率提升了 45%，家长满意度增加了 20%，接待秩序明显改善，工作人员压力骤减，这些改进不仅提升了家长和工作人员的体验，也为学校创造了更好的招生环境。在此基础上，学校可以更有效地吸引和筛选出符合教育理念的学生，从而提高了录取学生的整体质量。现在的报名人数相比过去，每年能增加 30%，录取的学生背景也更加多元化，为学校带来了新的活力。

线上登记，让原本繁琐的新生注册变得无比轻松

对于新生注册，谢老师也赞不绝口：“金数据让原本繁琐的注册环境变得轻松快捷。我们把需要登记的内容都整合到一个表单里头，提前把链接发给被录取的学生家长，他们只需抽空把信息填一填，把材料拍一下上传，就大功告成了，最多 15 分钟就能完成注册！”

在使用表单进行登记后，碧桂园学校实现了新生注册全程无纸化，家长注册效率提升了 60%，人工审录数据的时间减少 95%，这让工作人员得以从繁重的事务中解脱，全心投入到对新生的关怀与服务中，从而吸引更多顶尖学生入学。

从开放日预约到新生注册，金数据为碧桂园学校的招生工作开启了一场线下转线上的「变革」，学校里其他部门也看到了成效，纷纷引入金数据来优化业务流程，例如对外事务管理部已经开始使用金数据管理外教信息，以提升数据的规范性和可用性。未来，金数据将继续携手碧桂园学校，在智慧校园的道路上不断探索前行。