上海海拉电子有限公司（HSE）是一家位于上海的德国外资企业，也是海拉集团在亚太地区最大的汽车电子研发和制造中心，主要产品为汽车电子及电子部件，包括车身控制模块、遥控钥匙、记忆座椅模块、油门踏板传感器和真空泵等。客户覆盖了国内外的主要汽车制造商和车身系统制造商。
身为一家规模庞大、员工逾千人的企业，海拉电子面临着复杂的内部数据管理需求。这些需求覆盖了从基础的园区访客登记、员工满意度调研、明星员工评选投票、公司内部活动报名，到更为专业的厂务报修、隐患整改跟踪、员工培训测试等各个方面。
过去，团队对 Excel 的依赖，产生了大量重复性的人工操作。随着时间的推移，员工们发现自己越来越多地被困于日常繁琐的协调任务，无法将更多精力和时间用于更具价值与挑战的工作中。
张老师，是海拉电子自动化部门的负责人。同时，也是一位对数据具有敏感洞察力的内部讲师，他意识到了这一问题，并开始寻求新的解决方案。
“我最讨厌 Excel 了，各种各样的表格，无论是做起来还是填起来都很浪费时间，我觉得我们应该去改变。”
—— 张老师 海拉电子自动化部门负责人
一个更好的数据管理工具
2020年初，新冠疫情爆发，为了迅速应对居家隔离期间的健康申报问题，张老师和他的同事考虑利用第三方工具来简化信息申报流程并提高数据查询效率。基于他们之前的使用经验，他们筛选出了几种备选工具进行评估。在这些工具中，金数据因其出色的性能和灵活性，得到了张老师的特别推崇。
“我个人很早就在用金数据，对比其他问卷类的数据收集工具，金数据的专业度更强，页面精简，用起来也更加顺手。”
—— 张老师 海拉电子自动化部门负责人
确认选型后，张老师开始着手搭建「新冠疫情信息调查表」。为了更好地区分各部门的填报信息，他为不同部门提供了不同的表单链接与二维码。
海拉员工可以更方便地完成数据填报，各部门负责人还可以通过数据查询链接，填写密码后查询到本部门成员的填报数据。在金数据的帮助下，海拉在疫情初期就实现了高效的信息管理和数据监控。
把金数据推广给更多部门
张老师知道，从一开始就让更多部门的同事参与到金数据的使用中非常重要，因为这样可以避免孤立的工作方式，相互了解各部门间的业务需求，还能确保所有人使用统一的工具，以保证内部数据的一致与准确。
正式采购金数据后不久，张老师就在公司内迅速为 GS（行政部门）、EHS（健康、环境与安全部门）、业务部门组织了金数据的产品培训。
培训中，各部门员工不仅掌握了金数据的基本操作，还借此机会重新梳理了部门内的各项业务流程。这样一来，制作出的表单能够更加满足实际的工作需求，从而减少后期不必要的修改和维护成本。
“培训时我强调「所有的表单只能发一次」，不能发了一个链接发现数据没有收集齐再推倒重来，链接必须永远是唯一的，这就要求他们在做表单之前首先要自己可以搞清楚业务逻辑。”
—— 张老师 海拉电子 自动化部门负责人
如今，参加产品培训的 10 位员工，已经成为了公司里金数据的「顶级玩家」。4 年多的时间里，他们设计搭建了数百个不同类型的表单，管理数据超过 10 万条，海拉 90% 以上与员工相关的数据都集中在金数据平台中。
海拉如何使用金数据？
金数据的灵活性意味着公司的各个部门，都可以用它来管理部门中的所有项目，无论是需要快速响应和处理的单点任务，还是长期、持续进行的项目：
EHS 部门利用金数据的「门户功能」搭建了「EHS 信息管理管理平台」，为海拉提供了一个全面、集成化的环境、健康与安全管理解决方案。
与 EHS 体系相关隐患整改、考试培训、厂务报修、活动报名、职工书屋等表单被汇总在一处，通过精细化的权限设置，平台能够确保不同岗位和职级的员工仅查看和访问其权限范围内的内容，从而获取相关的信息与服务。
这种千人千面的访问控制，不仅保障了信息安全，也使得每位员工都能快速找到所需资源。
“每个海拉员工在入职第一天就会完成 EHS 信息管理平台的注册登记，平台的二维码印在我们的工牌上，方便随时扫码、随时使用。”
—— 张老师 海拉电子 自动化部门负责人
GS 部门（行政部门）还会使用金数据来组织大型的公司活动，比如旅游团建、员工趣味运动会等。从活动报名、工作人员招募，到活动反馈，几个表单就能串联起一场千人活动的全部流程。
此外，各个业务部门也会使用金数据来组织内部活动。比如，今年 6 月，张老师牵头技术部门策划了海拉的「首届运营技术日」，活动中展示了 AI 人工智能、虚拟现实等创新技术。在活动结束后的调研环节，他们使用金数据表单来收集技术日参观人员的反馈信息。
为了提高参与度并表达对参与者的感谢，在表单中巧妙地结合了金数据的「抽奖应用」功能，让所有填写反馈表单的同事都有机会参与抽奖，不仅增加了活动的趣味性，也激发了员工的参与热情。
从第一天起，金数据就证明了其价值
金数据在海拉的广泛应用，减少了团队在收集数据、管理数据、分析数据和分享数据上花费的时间。
现在，海拉电子的员工们已经习惯了使用金数据来处理各种数据相关任务，从简单的信息登记到复杂的数据分析，都能够在平台上轻松完成。
“金数据改善了我们内部数据的管理方式，它不仅关乎于简单的数据收集与统计，还改变了我们梳理业务时的思维方式。”
—— 张老师 海拉电子 自动化部门负责人
未来，海拉电子将继续探索金数据的更多可能性，进一步优化和扩展其应用范围。
同时，海拉电子也将持续关注新兴技术的发展，如大数据、人工智能等，以期将这些技术与金数据相结合，进一步提升数据管理的深度和广度。
